Office Manager

Over ons

Bij MWS zijn we op een missie om dé Home of Game-worn Culture te worden. Dit doen we door wereldwijde fanbases te verbinden met het ultieme item voor een fan: gedragen en gesigneerde shirts van 's werelds grootste spelers en clubs. We verhogen betrokkenheid, interactie en inkomsten door onze klanten toegang te bieden tot stukjes sportgeschiedenis, terwijl we tegelijkertijd geld inzamelen voor de doelen die het belangrijkst zijn voor onze partners. Het beste deel? We doen het allemaal live vanaf de aftrap. Met meer dan 350 partners wereldwijd zijn we de absolute marktleider in onze branche. We zien onszelf als vernieuwers, constant op zoek naar nieuwe manieren om ons publiek te verrassen en te inspireren.

Onze wereldwijde teams opereren vanuit Amsterdam, Zaandam, Manchester, São Paulo, Istanbul en Dallas. We zijn op zoek naar een Office Manager die primair onze locaties in Amsterdam en Zaandam ondersteunt, met incidentele coördinatie voor onze andere internationale kantoren.

Over het team

Je rapporteert aan de People Manager en maakt deel uit van het People Team. Je stuurt een team van vijf Office Assistants aan die je ondersteunen bij de dagelijkse taken. Daarnaast werk je nauw samen met belangrijke stakeholders en externe partners op het gebied van IT en Facility om te zorgen dat onze kantoren soepel en efficiënt draaien.

Deze functie is voornamelijk gebaseerd in Amsterdam (80%), met een regelmatige aanwezigheid in Zaandam (20%).

Over jou

We zoeken een ervaren en hands-on manager die floreert bij eigenaarschap, structuur en efficiëntie. Je weet hoe je een levendige, soepel lopende werkomgeving creëert, onderhandelt de beste deals en verbetert continu de dagelijkse gang van zaken op kantoor.

Jouw vaardigheden:

• Onderhandeling en inkoop: Je beschikt over sterke onderhandelingsvaardigheden en hebt ervaring met het beheren van leverancierscontracten om de beste waarde voor het kantoor te realiseren.

• Passie voor eten: Je vindt het leuk om gezonde, gevarieerde lunchmenu's op te zetten en zorgt voor een hoge kwaliteit binnen het budget.

• Gestructureerd en georganiseerd: Je houdt van nature alle voorraden — van hardware tot kantoorartikelen en eten — strak beheerd en up-to-date.

• Zelfstandig en proactief: Je neemt volop eigenaarschap, weet wanneer je stakeholders moet betrekken en werkt vol vertrouwen autonoom.

• Tech-savvy coördinator: Je begrijpt en houdt van technologie, en gebruikt dit om processen te optimaliseren. Je hoeft geen IT-engineer te zijn, maar je bent handig genoeg om eigenaarschap te nemen over onze kantoorapparatuur en hardware voorraad. Je delegeert technische uitdagingen moeiteloos naar de juiste interne IT-collega's of externe partners.

• Teamleiderschap: Je begeleidt en motiveert jouw team van Office Assistants. Je creëert duidelijke routines, checklists voor openen/sluiten en vakantieroosters, terwijl je het team betrokken en ondersteund houdt.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Dit is een brede en impactvolle rol met gevarieerde verantwoordelijkheden over meerdere gebieden:

• Lunch: Coördineer de dagelijkse lunches samen met de Office Assistants, waarbij je zorgt voor kwaliteit, variatie en budgetbewaking.

• Office & Workplace Management: Overzie de dagelijkse sfeer en functionaliteit van het kantoor (voorbereiding van vergaderruimtes, printers, koffiezetapparaten) en stuur externe leveranciers aan voor facilitaire diensten zoals schoonmaak en beveiliging.

• Eigenaarschap Technologie & Apparatuur: Treed op als beheerder van de kantoortechnologie (schermen, presentatie-opstellingen) en bewaak de hardware voorraad (laptops, toetsenborden, accessoires) voor alle kantoren, inclusief het buitenland. Je beheert de inventaris en zorgt dat de juiste IT-partners worden ingeschakeld voor installaties of probleemoplossingen.

• Budget & Logistiek: Beheer de kantoor budgetten en -uitgaven (lunch, kantoorartikelen, upgrades), evenals het wagenpark van het bedrijf (lease, onderhoud, planning).

• Inkoop & Leveranciersbeheer: Onderhandel en beheer alle kantoorgerelateerde leverancierscontracten — van voedselleveranciers tot softwareleveranciers.

• Veiligheid & Compliance: Houd noodinformatie en arbo-documentatie up-to-date; overzie BHV-certificeringen en periodieke controles.

• Interne Communicatie: Zorg voor het up-to-date houden en digitaal tonen van KPI-updates en interne informatie op de kantoren om successen en voortgang zichtbaar te vieren.

• Continu verbeteren: Identificeer kleine upgrades op de werkvloer die een groot verschil maken en leid de projecten om deze te implementeren.

Functie-eisen

We kijken niet primair naar diploma's — we zoeken de juiste mindset en ervaring. Je brengt waarschijnlijk drie tot vijf jaar relevante ervaring mee in office management, hospitality (horeca) of een soortgelijke organisatorische rol.

Je moet in het bezit zijn van:

• Een geldig EU-paspoort of werkvergunning voor Nederland

• Een rijbewijs (voor reizen tussen de kantoren)

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1)

Wat wij bieden

• Informele en sportieve omgeving: Een informele, internationale en op sport gerichte werkomgeving.

• Ruimte voor initiatief en impact: Volop ruimte voor jouw ideeën en de kans om écht impact te maken.

• Gunstige locatie: Gratis parkeren op beide locaties.

• Eigen sportschool: Toegang tot onze gym met personal training die je op elk moment kunt gebruiken.

• Hospitality seats: Geniet van topwedstrijden vanaf een van onze business seats bij voetbalclubs over de hele wereld.

• Reiskostenvergoeding: Reis comfortabel van en naar kantoor met een reiskostenvergoeding van €0,23 per km.

• Alle apparatuur die je nodig hebt: We voorzien je van een MacBook, en een muis en toetsenbord naar keuze.

• Pensioenregeling: Een optionele maandelijkse inleg in ons private pensioenplan.

• Bedrijfsevenementen: Meerdere keren per jaar organiseren we formele en minder formele evenementen op kantoor en daarbuiten.

Onze procedure bestaat uit de volgende rondes:

1. Introductiegesprek via video met onze Talent Acquisition Manager (± 20 min)

2. Interview op kantoor met 2 belangrijke stakeholders (± 60 min)

3. 'One Day' - Een assessmentronde op kantoor (± 120 min) gevolgd door een eindgesprek met de CEO en CTO (± 60 min)

Voorafgaand aan de 'One Day' assessmentronde vragen we elke kandidaat om een persoonlijkheidsvragenlijst in te vullen, die ons inzicht geeft in hoe jouw persoonlijkheid waarde kan toevoegen aan het team. 

Grijp deze kans en verover samen met ons de internationale voetbalwereld!